PPowelio

Algemene Voorwaarden

Versie 2.0 — Geldig vanaf: 08 mei 2026

Artikel 1. Definities

1.1. De volgende begrippen aangeduid met een hoofdletter krijgen de volgende betekenis, tenzij in de context uitdrukkelijk anders is bepaald:

1.1.1. Algemene Voorwaarden: onderhavige algemene voorwaarden, inclusief de Bijlagen, met betrekking tot het gebruik van de Klant en de aan haar verbonden Geautoriseerde Gebruikers van de SaaS-dienst;

1.1.2. Bijlage(n): de bijlage(n) bij deze Algemene Voorwaarden die integraal deel uitmaken daarvan en waarin specifieke modaliteiten van de SaaS-dienst zijn vastgelegd;

1.1.3. Bug: een fout, gebrek of storing in de Software waardoor het een onjuist of onverwacht resultaat oplevert, of waardoor het zich op onbedoelde wijze gedraagt;

1.1.4. Documentatie: de uitgebreide online kennisbasis van Powelio ter ondersteuning van de Klant met handleidingen, FAQ’s, instructievideo’s en best practices;

1.1.5. Powelio: Stedra BV, met maatschappelijke zetel te 1740 Ternat, Groenstraat 86 en ondernemingsnummer

BE0884.911.501; 1.1.6. Geautoriseerde Gebruiker: elke eindgebruiker van de Klant die door de Klant gemachtigd is om de SaaS-dienst te gebruiken; 1.1.7. Gegevensbeschermingswetgeving: (i) de Algemene Verordening Gegevensbescherming (Verordening (EU) 2016/679); (ii) de Europese Richtlijn betreffende privacy en elektronische communicatie (Richtlijn 2002/58/EG), zoals gewijzigd; (iii) elke toepasselijke nationale gegevensbeschermingswetgeving die is opgesteld krachtens, in uitvoering van, ter vervanging van of ter aanvulling van (i) en (ii); (iv) elke toepasselijke wet- of regelgeving die een van de voormelde vervangt of actualiseert; 1.1.8. Incident: een gehele of gedeeltelijke onderbreking of vertraging van de SaaS-dienst; 1.1.9. Intellectuele Eigendomsrechten: alle (i) auteursrechten, patenten, databankrechten en rechten met betrekking tot handelsmerken, ontwerpen, knowhow en bedrijfsgeheim (al dan niet geregistreerd); (ii) aanvragen voor registratie, en het recht om een registratie aan te vragen, voor om het even welk van die rechten; en (iii) alle andere intellectuele eigendomsrechten equivalente of soortgelijke vormen van bescherming die om het even waar ter wereld bestaan; 1.1.10. Klant: de rechtspersoon die de door Powelio opgemaakte Offerte heeft ondertekend en waardoor bijgevolg een Overeenkomst is ontstaan; 1.1.11. Licentie: een licentie voor de toegang tot en het gebruik van de Software op basis van de keuze van het Pakket die Powelio van tijd tot tijd vaststelt; 1.1.12. Licentievergoeding: de door de Klant te betalen vergoeding met betrekking tot het abonnement op de Licentie voor de toegang tot en het gebruik van de Software, zoals uiteengezet in Bijlage 1 van de Overeenkomst; 1.1.13. Materialen: de gegevens, input en informatie die door de Klant of zijn Geautoriseerde Gebruikers naar de Software worden geüpload; 1.1.14. Medewerker: een werknemer van de Klant of Powelio en/of een natuurlijke persoon of rechtspersoon die gemachtigd is werkzaamheden te verrichten voor en/of onder de verantwoordelijkheid van de Klant of Powelio; 1.1.15. Offerte: De offerte die Powelio uitbrengt aan de (potentiële) Klant waarin de technische functionaliteiten en de financiële specificaties, afhankelijk van het gekozen Pakket, van de Software staan opgenomen. 1.1.16. Ondersteuning: het door Powelio op afstand (telefonisch, per e-mail, via een webapplicatie of een ander elektronisch communicatiemiddel) verstrekken van informatie en advies over de SaaS-dienst, alsmede het op afstand opsporen en verhelpen van Incidenten; 1.1.17. Overeenkomst: onderhavige Algemene Voorwaarden, inclusief de Bijlagen, samen met de Offerte waaronder de Klant en de aan haar verbonden Geautoriseerde Gebruikers gebruik kunnen maken van de SaaS-dienst; 1.1.18. SaaS-dienst: de gehele dienstverlening met betrekking tot de ter beschikkingstelling en het gebruik van de Software en de Ondersteuning; 1.1.19. SLA: de Service Level Agreement die de vereisten of service levels bevatten met betrekking tot het Incidentenmanagement (cfr. Bijlage 1); 1.1.20. Software: de business software en functionaliteiten of de “Powelio Software”, die door Powelio ontwikkeld werd om bedrijfsinformatie en interne werkprocessen van ondernemingen te optimaliseren en op grond van de Overeenkomst ter beschikking wordt gesteld aan de Klant en de aan haar Geautoriseerde Gebruikers, als een SaaS-dienst; 1.1.21. Update(s): een nieuwe release van de Software, waarin tot dan toe bekende gebreken zijn verwijderd en/of een beperkte verbetering of uitbreiding van de bestaande functionaliteiten heeft plaatsgevonden; 1.1.22. Upgrade(s): een opvolgende en vernieuwde versie van de Software met nieuwe of gewijzigde functionaliteiten, al dan niet onder een andere naam uitgebracht; 1.1.23. Vertrouwelijke Informatie: alle informatie die een Partij in het kader van de Overeenkomst verkrijgt, met inbegrip van, maar niet beperkt tot persoonsgegevens en andere data, databanken, ontdekkingen, ideeën, uitvindingen, specificaties, modellen, formules, programma’s, plannen, tekeningen, normen en standaarden, financiële gegevens, zaken- en fabrieksgeheimen en alle intellectuele eigendomsrechten daarin vervat waarvan het eigendomsrecht toebehoort aan de mededelende Partij, tenzij deze informatie behoort tot het publiek domein en daardoor algemeen gekend is of raadpleegbaar is via openbare bronnen;

1.1.24. Werkdagen: Vanaf maandag tot en met vrijdag, met uitzondering van de officiële vrije dagen in België.

1.2. Overige begrippen aangeduid met een hoofdletter en vermeld in deze Algemene Voorwaarden worden gedefinieerd door de context waarbinnen zij gebruikt worden en zullen de daarin aangeduide betekenis hebben.

1.3. In deze Algemene Voorwaarden:

  • (a) hebben de titels geen invloed op de interpretatie ervan;
  • (b) wordt, tenzij de context anders vereist, met woorden in het enkelvoud ook het meervoud bedoeld en met woorden in het meervoud ook het enkelvoud;
  • (c) is een verwijzing naar een wet of een wetsbepaling een verwijzing naar de wet of wetsbepaling zoals deze van tijd tot tijd wordt gewijzigd, uitgebreid of opnieuw van kracht wordt en omvat deze alle afgeleide wetgeving die krachtens deze wet of wetsbepaling van tijd tot tijd wordt vastgesteld;
  • (d) omvat een verwijzing naar "schriftelijk" of "geschreven" ook e-mail;
  • (e) dienen de termen "waaronder", "omvatten", "in het bijzonder", "bijvoorbeeld" of soortgelijke uitdrukkingen ter illustratie en beperken ze niet de betekenis van de woorden, omschrijving, definitie, zinsnede of term die aan deze termen voorafgaan; en
  • (f) omvat een verplichting voor een partij om iets niet te doen, ook een verplichting om niet toe te staan dat iets wel wordt gedaan.

1.4. Deze Algemene Voorwaarden zijn verbindend voor en komt ten goede aan de partijen bij deze Overeenkomst en hun respectieve persoonlijke vertegenwoordigers, opvolgers en toegestane rechtverkrijgenden. Verwijzingen naar een Partij omvatten ook de persoonlijke vertegenwoordigers, opvolgers en toegestane rechtverkrijgenden van die partij.

1.5. Deze Algemene Voorwaarden zijn van toepassing op alle door Powelio verstrekte Offertes en alle daaruit voortvloeiende verbintenissen met een Klant. Deze Algemene Voorwaarden worden uitdrukkelijk aan de Klant meegedeeld ten minste bij het verstrekken van een Offerte door Powelio.

1.6. Deze Algemene Voorwaarden maken deel uit van de Offerte. Bijgevolg erkent de Klant bij het ondertekenen van de Offerte van deze Algemene Voorwaarden kennis te hebben genomen, deze begrijpt en aanvaardt zonder voorbehoud. In geen geval zullen de eventuele algemene voorwaarden van de Klant van toepassing zijn.

1.7. Powelio behoudt zich het recht voor deze Algemene Voorwaarden te wijzigen. Ingeval van wijzigingen zal Powelio de Klant hierover informeren. Aanpassingen en/of wijzigingen aan deze Algemene Voorwaarden gelden ook ten aanzien van lopende Overeenkomsten indien de Klant na vijf (5) werkdagen na kennisgeving van de aanpassingen en/of wijzigingen geen opmerkingen heeft geformuleerd. In dat geval wordt de Klant geacht de aanpassingen en/of wijzigingen stilzwijgend te hebben aanvaard en treden de nieuwe voorwaarden onmiddellijk in werking vanaf hun kennisgeving aan de Klant.

Artikel 2. Toegang- en gebruiksrecht

2.1. Powelio verleent de Klant een niet-exclusief en niet-overdraagbaar recht om toegang te krijgen tot en gebruik te maken van SaaS-dienst gedurende de looptijd van de Overeenkomst. Dit recht omvat het recht om het overeengekomen aantal Geautoriseerde Gebruikers toegang te verlenen tot de Software via hun logingegevens en voor het Pakket zoals in de Offerte opgenomen. Het recht van de Klant en zijn Geautoriseerde Gebruikers, om toegang te krijgen tot en gebruik te maken van de SaaS-dienst is onderworpen aan de volgende beperkingen en verplichtingen.

2.2. De Klant is verantwoordelijk voor de toegang tot en het gebruik van de Software door de Geautoriseerde Gebruikers. De Klant moet ervoor zorgen dat de Geautoriseerde Gebruikers deze Algemene Voorwaarden naleven alsof elke Geautoriseerde Gebruiker partij is bij de Overeenkomst. De Klant zal een register bijhouden van alle Geautoriseerde Gebruikers en, op verzoek van Powelio, voorzien in gegevens van alle Geautoriseerde Gebruikers.

2.3. De Klant dient zich te houden aan alle instructies van Powelio met betrekking tot de toegang en het gebruik van SaaS-dienst door de Klant en zijn Geautoriseerde Gebruikers.

2.4. De Klant en de Geautoriseerde Gebruikers zijn niet gemachtigd om:

  • (a) de Software te gebruiken voor doeleinden anders dan de interne bedrijfsdoeleinden van de Klant;
  • (b) de Software te gebruiken voor enige activiteit die in strijd is met enig recht of enige wet of Powelio in strijd zou brengen met enig recht of enige wet;
  • (c) de rechten die hen overeenkomstig de Overeenkomst worden toegekend, over te dragen aan anderen dan de Geautoriseerde Gebruikers;
  • (d) de Software te reproduceren, kopiëren, demonteren, decompileren, terugvertalen of op enige andere wijze te decoderen, behalve zoals toegestaan door de wet, beveiligingsmaatregelen of functionele blokkades binnen de Software trachten te omzeilen, of schadelijke code of virussen in de Software introduceren of verspreiden; of
  • (e) inhoud te uploaden of anderszins verzenden of toegang verschaffen tot inhoud via de Software die onwettig, schadelijk, bedreigend, beledigend, lasterlijk, vulgair, obsceen, inbreuk maakt op de privacy van anderen, inbreuk maakt op rechten van derden, in strijd is met enige verplichting tot vertrouwelijkheid, haatdragend is of racistisch, etnisch of anderszins verwerpelijk is.

2.5. De Klant zal:

  • (a) Powelio onmiddellijk op de hoogte stellen zodra hij op de hoogte is van ongeoorloofde toegang tot of gebruik van de Software door een persoon, of enig beveiligingsrisico met betrekking tot de Software (met inbegrip van verlies, diefstal of ongeoorloofde toegang tot of gebruik van de Software of enige compromittering van gebruikersnamen of wachtwoorden); en
  • (b) Powelio toestaan om inspecties uit te voeren en toegang te krijgen tot alle systemen en apparaten van waaruit toegang wordt verleend tot of gebruik wordt gemaakt van de Software en toegang te krijgen tot alle gegevens om ervoor te zorgen dat de Klant voldoet aan de voorwaarden van de Overeenkomst. Powelio zal de Klant vooraf in kennis stellen van dergelijke inspecties, die op redelijke tijdstippen zullen plaatsvinden. Powelio is ook gerechtigd om op elk moment audits uit te voeren met betrekking tot de naleving van de Overeenkomst door de Klant, door haar eigen systemen en administratie te onderzoeken, inclusief het gebruik van de Software door de Klant, zonder dat de Klant daarvan op de hoogte hoeft te worden gesteld.

2.6. Indien Powelio vaststelt dat een Geautoriseerde Gebruiker de toepasselijke voorwaarden van de Overeenkomst overtreedt of dreigt te overtreden, is Powelio gerechtigd om deze gebruiker de toegang tot de SaaS-dienst en de Software (tijdelijk) te ontzeggen, bijvoorbeeld door diens account (tijdelijk) buiten werking te stellen, dan wel andere maatregelen te treffen om de overtreding te beëindigen, af te wenden of te voorkomen, onverminderd de overige rechten van Powelio op grond van de Overeenkomst of de wet.

Artikel 3. Verplichtingen van de Dienstverlener

3.1. Powelio zal de SaaS-diensten en de Ondersteuning met redelijke zorg en vakmanschap verlenen. Powelio heeft, behoudens anders overeengekomen, een inspanningsverbintenis.

3.2. Powelio is niet verplicht om Ondersteuning te verlenen met betrekking tot een Bug, en indien hij dit wel doet, is Powelio gerechtigd om dit als aanvullende “Ondersteunende Dienst” in rekening te brengen.

3.3. Powelio kan regelmatig een momentopname (kopie) maken van de in de Software aanwezige gegevens. Deze kopie wordt alleen gemaakt uit interne beveiligingsoverwegingen bij Powelio. Deze kopie wordt niet aan de Klant verstrekt.

3.4. Powelio staat ervoor in dat de gegevens die de Klant middels de Software heeft ingevoerd zo goed als redelijkerwijs mogelijk worden beveiligd tegen verlies, diefstal, ongeautoriseerde toegang en wijziging door niet-gebruikers.

Artikel 4. Verplichtingen van de Klant

4.1. De Klant verplicht zich tot:

  • (a) een actieve samenwerking met Powelio in alle aangelegenheden die betrekking hebben op de Software en de SaaS-diensten;
  • (b) het tijdig verstrekken van gegevens en andere informatie die Powelio van tijd tot tijd nodig kan hebben en zorgen dat deze informatie in alle wezenlijke opzichten volledig en accuraat is;
  • (c) het onderhouden van de vereiste apparatuur en software voor toegang tot en gebruik van de Software en de SaaS-diensten. De Klant is verantwoordelijk voor het treffen van de nodige maatregelen voor het functioneren van haar apparatuur, software, telecommunicatie- en internetverbindingen en teneinde deze te beschermen tegen virussen, computercriminaliteit en onrechtmatig gebruik door eigen gebruikers of door derden; en
  • (d) het verkrijgen van alle noodzakelijke licenties en toestemmingen en naleven van alle wetten met betrekking tot de toegang tot en het gebruik van de Software en de SaaS-diensten door de Klant.

4.2. De Klant is niet toegestaan om input aan te bieden, die:

  • (a) de rechten van derden kan schenden, in het bijzonder auteursrechten, persoonlijke rechten, enz.;
  • (b) intimiderend, discriminerend of beledigend is of indruist tegen de openbare orde;
  • (c) als vertrouwelijk dient te worden beschouwd;
  • (d) reclame, junk- of massa-e-mails, kettingbrieven, piramideschema’s of enige andere commerciële communicatie bevatten;
  • (e) op enige wijze hinder of schade kan veroorzaken aan (de klanten van) Powelio bij het gebruik van de SaaS- dienst; en
  • (f) op enige wijze niet in overeenstemming is met toepasselijke wet- en regelgeving.

4.3. Powelio is in geen geval aansprakelijk voor de inhoud van de Software en de gegevens van de Klant in de Software. De Klant vrijwaart Powelio tegen elke vordering naar aanleiding van de plaatsing van gegevens op de Software in strijd met artikel

4.2.

4.4. De Klant onthoudt zich van technieken die erop gericht zijn dat gegevens van de Software, al dan niet door de Klant, onjuist worden weergegeven, bijv. door bots, apps, plug-ins, extensies of andere geautomatiseerde instrumenten. De door de Klant geplaatste inhoud mag geen virussen, wormen of andere schadelijke code bevatten.

4.5. De Klant verplicht zich jegens Powelio de SaaS-diensten zodanig te gebruiken dat de door hem opgeslagen hoeveelheid informatie en het door hem gerealiseerde volume van het datatransport niet significant afwijken van het door Powelio aangegeven gemiddelde gebruik van de SaaS-diensten door andere Klanten. Indien dit gebruik door de Klant naar het oordeel van Powelio significant afwijkt van het gemiddelde gebruik, zal Powelio contact opnemen met de Klant teneinde specifieke voorwaarden met de Klant overeen te komen voor het extra gebruik. Indien partijen geen overeenstemming bereiken over deze specifieke voorwaarden is Powelio gerechtigd om het gebruik van de Software door de Klant zonder voorafgaande aankondiging te beperken.

Artikel 5. Duurtijd en beëindiging

5.1. De Overeenkomst treedt in werking op het moment van de ondertekening van de Offerte door de Klant (de “Aanvangsdatum”) en wordt aangegaan voor een minimale looptijd zoals aangegeven in de Offerte. Behoudens de opzegging van de Overeenkomst uiterlijk één (1) maand voorafgaand aan de vervaldatum, overeenkomstig het artikel 5.2, zal de Overeenkomst telkens stilzwijgend worden verlengd met één (1) jaar. De looptijd van de Overeenkomst wordt niet gewijzigd door het aankopen van bijkomende diensten door de Klant.

5.2. De Overeenkomst kan door elk van de Partijen ieder jaar worden opgezegd uiterlijk één (1) maand voorafgaand aan de vervaldatum. De kennisgeving van de opzegging gebeurt bij een ter post aangetekend schrijven gericht aan de andere Partij die uitwerking heeft de derde werkdag na de datum van verzending.

5.3. Powelio heeft te allen tijde het recht om de Overeenkomst onmiddellijk op te zeggen, zonder opzeggingstermijn noch vergoeding, en onverminderd het recht op schadevergoeding in geval van:

5.3.1. ernstige tekortkoming, zware fout of bedrog gepleegd door de Klant welke niet wordt rechtgezet (voor zover zij kan worden rechtgezet) binnen een termijn van één (1) maand na verzending van een schrijven (die kan elektronisch verzonden worden) met verzoek aan deze laatste om de tekortkoming of fout uit te leggen, te rechtvaardigen en te herstellen. Onder zware fout wordt o.m. verstaan een fout die dermate ernstig is dat de Klant weet of behoord te weten dat zij aanzienlijke schade zal veroorzaken aan Powelio of die een miskenning inhoudt van contractuele verplichtingen waaraan Powelio een groot belang mag hechten omdat ze tot de essentie van de Overeenkomst behoort (zoals de betalingsverplichting). Bovendien, bij gebreke van tijdige voldoening aan verplichtingen door de Klant heeft Powelio te allen tijde het recht haar verplichtingen op te schorten en toegang tot de SaaS-diensten te blokkeren, zonder gehouden te zijn aan enige schadevergoeding.

5.3.2. staking van de activiteiten door de Klant, faillissement, kennelijk onvermogen, de opening van een procedure van gerechtelijke reorganisatie aan de zijde van de Klant of indien zij daartoe verplicht wordt ingevolge nieuwe wet- en/of regelgeving.

5.3.3. een situatie van Overmacht die langer dan dertig (30) kalenderdagen duurt.

5.4. Powelio heeft te allen tijde, zonder opgave van reden en zonder rechtelijke tussenkomt, het recht om de Overeenkomst op te zeggen, met de inachtneming van een opzeggingstermijn van drie (3) maanden. De kennisgeving van de opzegging gebeurt schriftelijk en is gericht aan de andere Partij die uitwerking heeft de datum van verzending.

5.5. Gevolgen van beëindiging

5.5.1. Bij beëindiging van de Overeenkomst, om welke reden dan ook: (1) zal Powelio onmiddellijk stoppen met het leveren van de SaaS-dienst en zal de klant dus geen toegang meer hebben tot de Software en zijn gegevens; (2) dient de Klant onmiddellijk alle openstaande onbetaalde facturen en interesten aan Powelio te betalen, en wat betreft kosten die zijn gemaakt maar waarvoor geen factuur is ingediend, kan Powelio een factuur indienen die binnen dertig (30) dagen na ontvangst door de Klant moet worden betaald; (3) heeft de Klant tot op de laatste dag van de Overeenkomst de tijd om zijn Materialen te downloaden, waarna de gegevens mogelijk permanent worden verwijderd. Indien de Klant niet in staat is om de download tijdig te voltooien, kan Powelio een extra maand toegang tot de SaaS-dienst verlenen met als enig doel het downloaden van de Materialen. De gebruikelijke vergoeding zal daarbij van toepassing zijn. Op verzoek van de Klant zal Powelio ondersteuning bieden met betrekking tot het downloaden. Dergelijke ondersteuning zal apart gefactureerd worden; en (4) blijven de volgende verplichtingen uit de Overeenkomst die naar hun aard bestemd zijn om na de beëindiging van de Overeenkomst voor te duren van kracht, waaronder o.m. verplichtingen m.b.t. de gevolgen van beëindiging (artikel 5.4), betalingsverplichtingen (artikel 7), vertrouwelijkheidsverbintenissen (artikel 11), aansprakelijkheidsbeperkingen (artikel 16), en toepasselijk recht en jurisdictie (artikel 19).

5.5.2. Het verlopen of beëindigen van deze Overeenkomst heeft geen invloed op de rechten, remedies, verplichtingen of aansprakelijkheden van de Partijen die zijn ontstaan tot aan de datum van verloop of beëindiging, inclusief het recht om schadevergoeding te eisen voor enige schending van de Overeenkomst die bestond op of vóór de datum van verloop of beëindiging.

Artikel 6. Prijszetting, kosten en vergoedingen

6.1. Voor toegang tot en het gebruik van de SaaS-dienst zal de Klant aan Powelio betalen:

(1) Een eenmalige setup kost; (2) Een opleidingskost; (3) Een Licentievergoeding; (4) Een vergoeding voor de Ondersteunende Diensten, wanneer van toepassing.

6.2. Powelio biedt verschillende Pakketten aan voor haar SaaS-dienst, zoals van tijd tot tijd gewijzigd. Afhankelijk van het toepasselijke Pakket wordt de eenmalige setup kost en Licentievergoeding bepaald. De Ondersteunende Diensten kunnen bijkomend aan een bestaand Pakket worden aangekocht. De specifieke informatie met betrekking tot het gekozen Pakket en de Ondersteunende Diensten ( Modules) met bijhorende vergoedingen zijn te vinden in de Offerte.

6.3. Powelio behoud zich het recht voor om naar eigen goeddunken bestaande Pakketten te verwijderen of functies of functionaliteiten van haar Pakketten te wijzigen. Wijzigingen in een Pakket kunnen gebaseerd zijn op verschillende redenen, zoals het verbeteren/beheren van de SaaS-dienst, het voldoen aan de vereisten van de rechthebbenden of wettelijke of technische vereisten. Wanneer dergelijke wijzigingen een meer beperkt negatief effect hebben op een bestaand Pakket, wordt u hiervan op de hoogte gebracht en hebt u de mogelijkheid om het Pakket te beëindigen.

6.4. Alle door Powelio gehanteerde prijzen zijn exclusief btw en exclusief eventuele andere heffingen van overheidswege die voor rekening van de Klant komen.

6.5. Powelio mag de vergoeding als genoemd in artikel 6.1 aanpassen aan prijsevoluties die het gevolg zijn van de doorontwikkeling van de Software in functie van de verdere optimalisatie van de SaaS-dienst. Dit kan mits schriftelijke kennisgeving van een (1) maand voorafgaand aan de doorvoering daarvan en mag maximum 20% per jaar bovenop de jaarlijkse indexering bedragen. Indien de Klant niet akkoord is met de voornoemde aanpassing, dan mag de Klant de Overeenkomst via een aangetekend schrijven opzeggen volgens de voorwaarden vastgelegd in artikel 5.2 van deze Overeenkomst.

6.6. Alle in de Offerte bedoelde prijzen kunnen jaarlijks per 1 januari worden geïndexeerd, mits schriftelijke kennisgeving van ten minste een (1) maand voorafgaand aan de doorvoering daarvan. Dergelijke indexering is mogelijk conform de Agoria Digital Index, die geldt in de sector.

Artikel 7. Prijs en betaling

7.1. Powelio zal de vergoedingen voor de voor de SaaS-dienst vooraf factureren à rato van het bedrag dat correspondeert met het aangekochte Pakket en/of Ondersteunende Dienst. Alle betaalde vergoedingen, waaronder maar niet beperkt tot setupkosten, opleidingskosten, abonnementskosten en ondersteunende diensten, zijn definitief verworven en niet restitueerbaar, behoudens uitdrukkelijk schriftelijk anders overeengekomen tussen Partijen.

7.2. De verschuldigde bedragen kunnen betaald worden door middel van domiciliëring (met uitzondering van de betaling van de set-up kost bij aanvang van de Overeenkomst), waarvoor de Klant verplicht is een machtiging te verlenen, of door middel van kredietkaartbetaling via het beveiligd betaalplatform Stripe, tenzij uitdrukkelijk anders wordt overeengekomen. De Klant is verantwoordelijk voor enige kost die gepaard zou gaan met de betaaltransactie.

7.3. Ondersteunende Diensten die voortvloeien uit de Overeenkomst worden apart gefactureerd, dan wel toegevoegd aan de maandelijkse kost vanaf het daadwerkelijke moment van de toevoeging. Mogelijke andere vergoedingen die verband houden met de Overeenkomst zullen, indien haalbaar, automatisch worden geïnd na afloop van elke kalendermaand. Hierdoor wordt het voorkomen dat de Klant na het beëindigen van de Overeenkomst nog een betaling moet verrichten. Indien automatische incasso in dergelijke gevallen niet mogelijk is, dient het verschuldigde bedrag uiterlijk binnen dertig (30) dagen na factuurdatum te zijn voldaan, tenzij ander vermeld op de factuur.

7.4. Powelio zal haar Diensten slechts blijven verlenen indien de betalingstransactie correct werd uitgevoerd. Indien de betalingstransactie niet (correct) werd uitgevoerd en/of de Klant de machtiging voor domiciliëring zonder gegronde reden intrekt, behoudt Powelio het recht om de functionaliteiten van de Software stop te zetten, tot op het moment van integrale betaling door de Klant van achterstallige bedragen eventueel vermeerderd met de bedragen overeenkomstig art. 7.5.

7.5. Bij wanbetaling op de vervaldatum van de factuur, wordt het verschuldigde bedrag van rechtswege en zonder voorafgaande ingebrekestelling verhoogd met een forfaitaire schadevergoeding van 10% van de verschuldigde bedragen, met een

minimum van 125 euro. Daarnaast is bij wanbetaling van de factuur van rechtswege en zonder ingebrekestelling vanaf de vervaldatum van de factuur tot op de dag van volledige betaling een verwijlinterest verschuldigd gelijk aan de interestvoet bepaald conform de Wet van 2 augustus 2002 betreffende de bestrijding van de betalingsachterstand bij handelstransacties. Dit blijft geldig, zonder afbreuk te doen aan het recht van Powelio om, indien er bewijs is van hogere werkelijk geleden schade, een hogere vergoeding te vorderen. Wanbetaling van één factuur maakt alle niet-vervallen facturen onmiddellijk opeisbaar en laat Powelio toe de uitvoering van de Overeenkomst zonder voorafgaande ingebrekestelling en zonder rechtelijke tussenkomst onmiddellijk op te schorten ten laste van de Klant.

7.6. Het protest tegen een factuur of een gedeelte daarvan dient, gemotiveerd, schriftelijk en aangetekend te gebeuren binnen de acht (8) kalenderdagen na factuurdatum, bij gebreke waarvan de Klant wordt geacht de factuur onvoorwaardelijk en definitief te hebben aanvaard. De Klant is in geen geval gerechtigd om de eigen verplichtingen onder de Overeenkomst op te schorten naar aanleiding van de opschorting van betaling van de gehele factuur of een gedeelte daarvan door de Klant, dit laatste evenwel op voorwaarde dat deze tijdig door de Klant werd geprotesteerd.

Artikel 8. Opleiding

8.1. Partijen komen overeen dat Powelio zal voorzien in een uitgebreide betalende opstarttraining van een aantal door de Klant aangeduide Geautoriseerde Gebruikers met betrekking tot de SaaS-dienst, zodat zij vertrouwd geraken met de basisfuncties van de Software, om best practices te delen voor het dagelijks gebruik en hen voldoende kennis te geven omtrent de werking ervan. Powelio stelt hiertoe de nodige Documentatie op, houdt deze up-to-date en stelt deze ter beschikking aan de Klant.

8.2. Indien gedurende de Overeenkomst wordt vastgesteld dat de Klant een disproportioneel beroep doet op de Ondersteuning, opdat zij alsnog over onvoldoende kennis omtrent de werking van de SaaS-dienst beschikken, zal de Klant een bijkomende opleiding voorzien, die voor zover als gewenst eveneens door de Geautoriseerde Gebruikers kan worden gevolgd. De locatie en kosten van de opleiding zullen desgevallend in onderling overleg overeengekomen worden.

Artikel 9. Functionaliteiten en beschikbaarheid

9.1. De Software wordt ter beschikking gesteld aan de Klant in de staat waarin het zich bevindt op het ogenblik dat de Klant instemt met de voorwaarden in de Offerte en de Algemene Voorwaarden (“as is”).

9.2. Het staat Powelio echter vrij om op elk moment gedurende de looptijd van de Overeenkomst naar eigen inzichten Updates en Upgrades uit te voeren op de Software, alsook de lay-out te wijzigen. Ingeval van Updates zal Powelio bekende fouten in de Software herstellen of kleine functionele verbeteringen aan de Software of uitbreiding van de functionaliteiten doorvoeren. Ingeval van Upgrades wordt een vernieuwde versie van de Software beoogd waarin voornamelijk nieuwe of gewijzigde functionaliteiten in de Software worden doorgevoerd.

9.3. Hoewel Powelio een zo hoog mogelijke beschikbaarheid van de Software nastreeft, kan ze niet garanderen dat de Software zonder onderbrekingen beschikbaar zal zijn voor de Klant. Powelio zal redelijke inspanningen leveren om ervoor te zorgen dat een dergelijke Update of Upgrade geen wezenlijk nadelig effect heeft op het vermogen van de Klant om toegang te krijgen tot de Software en het te gebruiken, met dien verstande dat niets Powelio ervan zal weerhouden om Updates en Upgrades aan te brengen om te voldoen aan de toepasselijke wetgeving. Bovendien kunnen onderbrekingen in de verlening van de SaaS-dienst zich onder meer voordoen wanneer er technische problemen zijn bij internetdienstverleners waarop Powelio een beroep doet met het oog op het verlenen van de SaaS-dienst.

9.4. Het (tijdelijk) buiten gebruik stellen of het gebruik ervan te beperken, voor zover dit noodzakelijk is voor onderhoud of te verrichten aanpassingen of verbeteringen van een of meer SaaS-diensten, brengt geen recht op schadevergoeding van de Klant jegens Powelio met zich mee.

9.5. In geval van feiten of omstandigheden die onafhankelijk van de wil van Partijen, onvoorzienbaar en onvermijdelijk zijn en die de (tijdige en volledige) nakoming van diens verplichting volstrekt onmogelijk maakt of die de uitvoering ervan zwaarder of moeilijker maakt dan normaal voorzien(baar) (hierna “Overmacht” genoemd), wordt de Overeenkomst ofwel dienovereenkomstig en te goeder trouw aangepast (bijv. de termijnen worden verlengd met de duur van de Overmacht) ofwel wordt het met onmiddellijke uitwerking door Powelio beëindigd.

9.6. Overmacht omvat maar is niet beperkt tot: oorlog, brand, terreuraanvallen, natuurrampen (storm, overstromingen, aardbevingen), cyberaanvallen, lockdowns, handelingen van burgerlijke of militaire instanties, embargo’s, ontploffingen, stakingen of arbeidsconflicten, blokkades, opstanden en rellen, kabelbreuken, stroomonderbrekingen, daden/verzuim door een overheid, defecten aan de server die buiten de controle van Powelio liggen of veroorzaakt zijn door een onvoldoende communicatie-infrastructuur of de ontoereikende software of hardware van een Klant, uitvallen van nutsvoorzieningen (bijv. energie, internet, gegevensopslagsysteem, onderbrekingen in telecommunicatienetwerken), enz.

9.7. Indien Powelio bij het intreden van Overmacht al gedeeltelijk aan haar verplichtingen heeft voldaan, of ten gevolge van de Overmacht slechts gedeeltelijk aan haar verplichtingen kan voldoen, is Powelio gerechtigd de reeds geleverde prestatie c.q. het leverbare deel van de prestatie afzonderlijk te factureren en is de Klant gehouden deze factuur te voldoen als betrof het een afzonderlijke overeenkomst.

9.8. Powelio is te allen tijde gerechtigd om de Software niet langer ter beschikking te stellen van de Klant. In dit geval zal zij de Klant hiervan voorafgaandelijk inlichten en een redelijke termijn voorzien voordat de Software niet meer beschikbaar zal zijn.

Artikel 10. Intellectuele eigendomsrechten en data

10.1. De Software en de elementen op de Software zijn beschermd door Intellectuele Eigendomsrechten, waaronder auteurs- en naburige rechten, merkenrechten, databankenrechten en rechten van computerprogramma’s. Al deze rechten blijven toebehoren aan Powelio en/of derde partijen (bijvoorbeeld zijn licentiegevers). De inhoud wordt ruim omvat en bevat onder meer de teksten, branding elementen, lay-out, concepten, grafische voorstellingen, logo’s, merken, slogans, baseline, afbeeldingen, grafieken, codes, database, geluiden, pictogrammen en het beeldmateriaal. Geen van de in de Algemene Voorwaarden en Offerte opgenomen bepalingen kunnen zo worden opgevat dat deze leidt tot een volledige of gedeeltelijke overdracht van die rechten aan de Klant.

10.2. De Klant zal geen enkele aanduiding van de Intellectuele Eigendomsrechten van Powelio op of in de Software wijzigen, verwijderen of onherkenbaar maken. De Klant dient zich te onthouden van het gebruik van merken en handelsnamen, alsook enige andere beschermde elementen die worden weergegeven op de Software en die aan Powelio of derden toebehoren, tenzij dit is toegestaan door de rechthebbende(n) of door toepasselijke wet- en regelgeving. De Klant zal geen enkel merk, ontwerp of domeinnaam van Powelio of een daarmee overeenstemmende naam of teken gebruiken of registreren in enig land, waar dan ook ter wereld.

10.3. De Klant verleent Powelio een niet-exclusieve, onherroepelijke, overdraagbare, royaltyvrije, onvoorwaardelijke en wereldwijde licentie op alle inhoud die zij deelt en waarop enige Intellectuele Eigendomsrechten van de Klant rusten, voor zover dit nodig is voor het verlenen van de SaaS-dienst. Deze licentie geldt gedurende de volledige duur van de Overeenkomst en blijft na beëindiging van de Overeenkomst gelden voor een redelijke termijn.

Artikel 11. Geheimhouding

11.1. Partijen verbinden er zich toe om, zowel tijdens de duur van de Overeenkomst als gedurende een periode van vijf (5) jaar na de beëindiging ervan, noch rechtstreeks, noch onrechtstreeks, enige Vertrouwelijke Informatie waarvan zij ter gelegenheid van de Overeenkomst kennis zouden krijgen of gekregen hebben met betrekking tot elkaar en/of de Geautoriseerde Gebruiker, aan derden mee te delen of deze zelf te gebruiken voor een ander doel dan het behoorlijk uitvoeren van de Overeenkomst tenzij (i) indien opgelegd door de wet, een gerechtelijke instantie of een overheidsinstantie, (ii) in de mate dat dit noodzakelijk is om een vordering of verweer in een geschil tussen de Partijen te ondersteunen, of (iii) de verstrekker van die informatie daarvoor uitdrukkelijk en schriftelijk toestemming heeft verleend.

11.2. Partijen nemen alle passende beschermings- en beveiligingsmaatregelen die garanderen dat Vertrouwelijke Informatie, in welke vorm ook ontvangen, ten allen tijden strikt vertrouwelijke wordt behandeld.

11.3. Vertrouwelijke Informatie kan door een Partij enkel worden meegedeeld aan haar aangestelden, lasthebbers of werknemers voor zover dit strikt noodzakelijk is. In dit verband maken Partijen zich sterk dat ook hun aangestelden, lasthebbers of werknemers, de in dit artikel vermelde verbintenissen zullen nakomen ten aanzien van elk der Partijen.

11.4. Bij beëindiging van de Overeenkomst of op eenvoudig schriftelijk verzoek van de mededelende Partij, zal de ontvangende Partij alle Vertrouwelijke Informatie, alsmede alle kopieën of reproducties teruggeven aan de mededelende Partij of vernietigen, met uitzondering van één (1) kopie die de ontvangende Partij op confidentiële wijze mag bewaren, als bewijs van de naleving van diens wettelijke verplichtingen en de verplichtingen uit deze Algemene Voorwaarden.

Artikel 12. Data en Verwerking van persoonsgegevens

12.1. In dit artikel12 hebben de termen “verwerkingsverantwoordelijke”, “betrokkene”, “persoonsgegevens”, “verwerking” en “verwerker” de betekenis zoals beschreven in de Algemene Verordening Gegevensbescherming (Verordening (EU) 2016/679).

12.2. Powelio verwerkt persoonsgegevens van de Klant met het oog op het verlenen van de SaaS-Diensten. Powelio streeft hierbij steeds om te handelen in overeenstemming met de Gegevensbeschermingswetgeving, alsook met de Verwerkingsovereenkomst die tussen de Partijen werd gesloten zoals opgenomen in Bijlage 2 van deze Overeenkomst.

12.3. De Klant, als verwerkingsverantwoordelijke, benoemt Powelio, als verwerker, om de persoonsgegevens te verwerken die onderwerp zijn van en beschreven worden in deze Overeenkomst (de “Gegevens”).

12.4. De Klant vrijwaart Powelio voor alle aanspraken van derden met betrekking tot de Overeenkomst tussen Powelio en de Klant en/of de door de Klant in het kader van de Overeenkomst verwerkte gegevens wegens een niet aan Powelio toe te rekenen schending van de Gegevensbeschermingswetgeving.

12.5. De Klant dient regelmatig een back-up te maken van alle gegevens die middels de Software zijn ingevoerd en deze gegevens op een of meerdere veilige manieren te bewaren. Powelio is in geen enkel geval aansprakelijk voor kosten van reproductie van verminkte of verloren gegane gegevens en evenmin voor (gevolg)schade of gederfde winsten van de Klant.

12.6. De Klant moet zorg dragen voor een adequate naleving van toepasselijke wettelijke bewaartermijnen voor de door de Klant ingevoerde administratie(s) en gegevens. Deze verplichting rust niet op Powelio.

Artikel 13. Ondersteuning

13.1. Gedurende de Overeenkomst heeft de Klant voor bepaalde Pakketten recht op Ondersteuning.

13.2. De Ondersteuning omvat het recht op het raadplegen van Documentatie. Daarnaast kunnen 24 uur per dag vragen worden ingediend via de Software. Afhankelijk van het gekozen Pakket, kan de Klant gedurende kantooruren (op Werkdagen van 09:00 uur tot 18:00 uur met uitzondering van vrijdag tot 16:00 uur) met inachtneming van artikel 4.5 recht hebben op telefonische helpdeskondersteuning met betrekking tot het gebruik en het functioneren van de SaaS-Diensten.

13.3. De Ondersteuning omvat niet:

  • (a) diensten ten aanzien van systeemconfiguraties, hardware en netwerken of andere niet uitdrukkelijk in de Overeenkomst omschreven diensten;
  • (b) structureel werk zoals het definiëren van lay-outs, overzichten, jaarverslagen, inrichting van rekeningstelsel, boekhoudkundige vraagstukken en koppelingen met software van derden;
  • (c) Ondersteuning op locatie;
  • (d) het op verzoek van de Klant uitbreiden van de functionaliteit van de Software;
  • (e) het converteren van bestanden of terugzetten van back-up bestanden;
  • (f) diensten ten aanzien van externe databases van andere leveranciers dan Powelio;
  • (g) support voor (bedienings-)software van andere leveranciers dan Powelio, waaronder de software van derden die vanuit de Software kan worden opgestart;
  • (h) bestandsreparaties, waarbij de oorzaak niet kan worden toegeschreven aan de Software;
  • (i) support voor de internetverbinding; en
  • (j) support in een omgeving die niet ondersteund wordt.

13.4. Ondersteuning mag slechts worden aangevraagd door een Geautoriseerde Gebruiker.

13.5. Alvorens telefonisch contact op te nemen met Powelio voor Ondersteuning, is de Geautoriseerde Gebruiker gehouden eerst de toepasselijke Documentatie te raadplegen en/of vragen in te dienen.

13.6. Indien Powelio in opdracht van de Klant werkzaamheden met betrekking tot de onder artikel 13.3 a) tot en met l) genoemde onderwerpen verricht, zal Powelio deze werkzaamheden naast de vergoeding als bedoeld in artikel 6.1, aan de Klant apart in rekening brengen conform de bij Powelio geldende prijzen en gemaakte kosten, zoals bepaald in de Offerte.

Artikel 14. Termijnen

14.1. Alle termijnen worden door Powelio naar beste weten vastgesteld en worden zoveel als mogelijk in acht genomen. Zodra Powelio op de hoogte is van een omstandigheid die de nakoming van een termijn mogelijk in de weg staat, treedt Powelio in overleg met de Klant over een nieuwe termijn. De Klant heeft in geen geval recht op schadevergoeding in verband met het niet nakomen van een termijn.

Artikel 15. Uitsluitingen

15.1. Behoudens hetgeen uitdrukkelijk in de Algemene Voorwaarden en/of Offerte is opgenomen, geeft Powelio geen andere of nadere garanties, toezeggingen, voorwaarden met betrekking tot SaaS-diensten en wijst Powelio hierbij af alle andere garanties, toezeggingen of voorwaarden, hetzij expliciet, impliciet of krachtens de wet met betrekking tot de SaaS-diensten (met inbegrip van doch niet beperkt tot garanties of voorwaarden met betrekking tot verkoopbaarheid, het geen inbreuk maken op andere rechten of geschiktheid voor een bepaald doel, garanties met betrekking tot het vrij zijn van Bugs in de

Software of garanties met betrekking tot de geschiktheid voor een bepaald doel en voor de prestaties of resultaten die de Klant wenst te verkrijgen door gebruik te maken van de Software).

15.2. Bepaalde functionaliteiten van de Software kunnen gebruik maken van geautomatiseerde analyses, aanbevelingen of artificiële intelligentie. De door de Software gegenereerde output is uitsluitend ondersteunend en indicatief van aard. Powelio garandeert niet dat dergelijke output foutloos, correct of geschikt is voor een specifiek doel. De Klant blijft uitsluitend verantwoordelijk voor de verificatie en het gebruik van deze output in zijn bedrijfsvoering.

Artikel 16. Aansprakelijkheid

16.1. Powelio, haar Medewerkers, haar wettelijke vertegenwoordigers en door haar ingeschakelde derden kunnen, in de uitvoering van haar verplichtingen, slechts aansprakelijk worden gesteld voor directe schade die voortvloeit uit opzet of grove fout van Powelio, haar Medewerkers, haar wettelijke vertegenwoordigers en door haar ingeschakelde derden. Indien wettelijke bepalingen een beperking van de aansprakelijkheid van Powelio uitsluiten voor schade die het gevolg is van opzet of grove fout, dan zijn Powelio, haar Medewerkers, haar wettelijke vertegenwoordigers en door haar ingeschakelde derden slechts aansprakelijk voor de schade zoals beschreven in de volgende paragrafen van dit artikel 16.

16.2. Powelio is niet aansprakelijk voor indirecte schade waaronder, waaronder maar niet beperkt tot: gederfde winst, gemiste besparingen, verminderde goodwill, schade door bedrijfsstagnatie, schade als gevolg van aanspraken van de klanten van de Klant, verminking of verlies van data, schade gerelateerd aan het gebruik van door de Klant aan Powelio voorgeschreven zaken, materialen of software van derden, schade gerelateerd aan de inschakeling van de toeleveranciers voorgeschreven door de Klant aan Powelio en gevolgschade, ongeacht de aard van de handeling (contractbreuk, onrechtmatige daad of anderszins), zelfs indien Powelio in kennis is gesteld van de kans op het ontstaan van dergelijke schade.

16.3. Partijen komen verder overeen dat:

  • (a) Powelio niet aansprakelijk is voor enige schade van welke aard ook geleden door de Klant verband houdende met het (niet) functioneren van de programmatuur van de Klant of van derden, van apparatuur van de Klant, Powelio of derden of van internetverbindingen van de Klant, Powelio of derden. De Klant is als enige verantwoordelijk voor het gebruik van de Software, inclusief maar niet beperkt tot het risico van Bugs, beschadiging of verlies van gegevens, programma's of apparatuur.
  • (b) Powelio niet aansprakelijk is voor enige schade van welke aard ook geleden door de Klant verband houdende met het tijdelijk niet, het tijdelijk niet juist of het tijdelijk niet volledig beschikbaar zijn van de Software. Aangezien Powelio overeenkomstig artikel 15.1 niet kan garanderen dat de Software perfect of 100% vrij van Bugs kan zijn, kan de Klant de beschikbaarheid niet als een essentiële verbintenis beschouwen;
  • (c) Powelio niet aansprakelijk is voor het niet juist, het niet volledig of het niet tijdig verzenden of ontvangen van gegevens die middels de Software bij Powelio worden geplaatst.

16.4. De Klant erkent dat de Software niet is ontwikkeld om te voldoen aan de individuele eisen van de Klant, tenzij uitdrukkelijk is overeengekomen in de Offerte.

16.5. De Software kan interfaces bevatten met API’s naar andere platforms. Powelio is niet verantwoordelijk of aansprakelijk voor de inhoud, werking of beschikbaarheid van enige andere platforms, aangezien deze platforms geen integraal onderdeel uitmaken van de Software. De Klant moet ervoor zorgen dat alle noodzakelijke overeenkomsten, licenties en regelingen zijn getroffen voor eventuele andere platforms, en moet ervoor zorgen dat zij te allen tijde voldoet aan dergelijke overeenkomsten, licenties en regelingen.

16.6. Ingeval de hierboven voorziene uitsluiting van aansprakelijkheid geen toepassing zou vinden door gehele of gedeeltelijke nietigverklaring van een van deze artikels door een daartoe bevoegde rechter, zal de aansprakelijkheid van Powelio in ieder geval beperkt zijn tot de vergoeding die Powelio ter dekking van deze aansprakelijkheid ontvangt van haar beroepsaansprakelijkheidsverzekeraar. Indien deze verzekeraar om welke reden dan ook niet tussenkomt, blijft eventuele aansprakelijkheid tegenover de Klant beperkt tot het bedrag van de totale betalingen die door de Klant zijn betaald voor de SaaS-dienst onder deze Overeenkomst in de zes (6) maanden voorafgaand aan het schadeverwekkend feit.

16.7. De Klant vrijwaart Powelio voor aanspraken van derden voortvloeiend uit of verband houdend met de Overeenkomst, tenzij de Klant deze aanspraken jegens Powelio met inachtneming van het in dit artikel bepaalde geldend zou kunnen maken indien de Klant de schade zelf zou hebben geleden.

16.8. De aansprakelijkheid van Powelio wegens toerekenbare tekortkoming in de nakoming van de Overeenkomst met de Klant ontstaat in elk geval slechts indien de Klant Powelio onmiddellijk en adequaat in gebreke stelt, waarbij een redelijke termijn wordt gegeven aan Powelio om diens verplichtingen alsnog (correct) na te komen en Powelio na deze termijn toerekenbaar tekort blijft schieten in de nakoming hiervan. De ingebrekestelling dient een zo volledig en gedetailleerd mogelijke omschrijving van de tekortkoming te bevatten, zodat Powelio adequaat kan reageren.

16.9. Elk recht op schadevergoeding komt te vervallen indien de Klant heeft nagelaten maatregelen te treffen om (i) de schade onmiddellijk nadat deze zich heeft voorgedaan, te beperken; (ii) te voorkomen dat (andere of bijkomende) schade ontstaat; of (iii) Powelio zo spoedig als redelijkerwijs mogelijk is van de schade op de hoogte te stellen en hem van alle relevante informatie te voorzien.

Artikel 17. Uitbesteding en overdraagbaarheid

17.1. Powelio kan zijn rechten of plichten uit hoofde van de Overeenkomst overdragen of uitbesteden aan een dochteronderneming of aan een andere daartoe door haar ingeschakelde derde. Powelio blijft in dat geval jegens de Klant verantwoordelijk voor de correcte levering van de SaaS-dienst.

17.2. De Klant is niet gerechtigd de rechten en verplichtingen die voortvloeien uit deze Overeenkomst over te dragen aan een derde, zonder de voorafgaandelijke en schriftelijke toestemming van Powelio.

Artikel 18. Algemene bepalingen

18.1. Gedeeltelijke ongeldigheid. De nietigheid of niet-afdwingbaarheid van één of meerdere bepalingen van deze Algemene Voorwaarden en/of Offerte zal nooit de nietigheid respectievelijk niet-afdwingbaarheid van de volledige Overeenkomst tot gevolg hebben. Desgevallend zullen Partijen te goeder trouw en in onderlinge overeenstemming de nietige respectievelijk niet- afdwingbare bepaling vervangen door een geldige en afdwingbare bepaling die het nauwst aansluit bij de bedoeling van de Partijen en de strekking en/of het doel van de ongeldige of niet-afdwingbare bepaling.

18.2. Volledige Overeenkomst. Deze Algemene Voorwaarden (inclusief haar Bijlage(n)) en de Offerte vormen de volledige overeenkomst tussen Partijen en vervangt elk vooraf bestaand geschreven of mondeling akkoord met dezelfde inhoud tussen Partijen.

18.3. Machtiging. Partijen garanderen en verklaren dat zij, elk afzonderlijk, op ieder ogenblik het recht hebben en volledig gemachtigd zijn om de Overeenkomst af te sluiten, de rechten die hierin voorkomen te verlenen, en de verplichtingen hieronder na te komen.

18.4. Wijzigingen. De Overeenkomst kan enkel worden gewijzigd door een door beide Partijen behoorlijk ondertekend geschrift.

18.5. Kennisgeving. De Partijen komen hierbij overeen dat om geldig te zijn alle communicatie tussen hen schriftelijk moet gebeuren en via brief aan de maatschappelijke zetel en/of e-mail moet worden verstuurd.

18.6. Ondeelbaarheid. De Overeenkomst zal bindend zijn voor elke Partij, haar vertegenwoordigers en rechtsopvolgers en dit ondeelbaar ten aanzien van elkaar.

18.7. Afstand van recht. Het in gebreke blijven van één der Partijen om haar rechten onder de Overeenkomst af te dwingen, zal niet als een afstand van dit recht beschouwd worden, noch in enige mate de rechten van de andere Partij uitbreiden of wijzigen.

18.8. Elektronische communicatie en ondertekening. Partijen erkennen uitdrukkelijk dat elektronische communicatie, elektronische bevestigingen, elektronische handtekeningen en digitale acceptatieflows dezelfde juridische bewijskracht en rechtsgeldigheid hebben als een handgeschreven handtekening.

Artikel 19. Toepasselijk recht en alternatieve geschillenbeslechting

19.1. De Overeenkomst wordt beheerst door het Belgisch recht.

19.2. Ingeval van een geschil aangaande de totstandkoming, geldigheid, interpretatie of uitvoering van de Overeenkomst, dat niet in der minne kan worden geregeld, komen Partijen overeen om eerst via bemiddeling tot een vergelijk te komen.

19.3. Voor zover er via bemiddeling geen akkoord bereikt kan bereikt worden, zijn uitsluitend de rechtbanken van het gerechtelijk arrondissement waarin de maatschappelijke zetel van Powelio gelegen is bevoegd om kennis te nemen daarvan. De proceduretaal is desgevallend het Nederlands.

Bijlagen

1. SLA

2. Verwerkersovereenkomst

BIJLAGE 1: SERVICE LEVEL AGREEMENT (SLA)

1. Algemeen

1.1. In deze SLA worden de tussen Partijen gemaakte afspraken met betrekking tot het Incidentmanagement en de Service en Severity Levels verbonden aan de SaaS-dienst, overeengekomen.

2. Incidentenmanagement

2.1. Powelio zal reageren op een door (de medewerker van) de Klant gerapporteerd Incident in overeenstemming met de Severity Levels zoals hierna beschreven en op voorwaarde dat (de medewerker van) de Klant het Incident voldoende duidelijk kan beschrijven of reproduceren, bijvoorbeeld met een screen shot.

2.2. Zodra Powelio bevestigt dat het Incident door de Klant voldoende duidelijk is beschreven of gereproduceerd, zal met het oplossen van het Incident worden gestart.

2.3. Deze dienst kan een korte termijn oplossing voor het Incident zijn (“Tijdelijke Oplossing”) of een herstelling of Update inhouden waardoor het Incident is opgelost (“Permanente Oplossing”) zijn.

2.4. Een Incident is opgelost als uit de test door Powelio blijkt dat het Incident zoals gerapporteerd door de Klant niet meer bestaat.

3.Severity Levels

3.1. Onder “Severity Levels” wordt de ernst van een Incident verstaan.

3.2. Partijen komen volgende Severity Levels overeen:

Severity Level Definitie 1 Severity Level 1 zal worden toegekend wanneer de SaaS-dienst kritisch wordt verstoord en/of in het geheel niet beschikbaar is voor de Klant respectievelijk de Geautoriseerde Gebruikers. In dit geval kan de SaaS-dienst ook niet op een alternatieve wijze worden hervat. Tevens zullen alle Incidenten die door Partijen uitdrukkelijk aangemerkt worden als Severity Level 1 hieronder vallen. 2 Severity Level 2 zal worden toegekend als een belangrijke functionaliteit van de SaaS-dienst niet volledig beschikbaar is of ontbreekt, of als die functionaliteiten niet goed werkt, op een zodanige wijze dat een normaal gebruik van die functionaliteit door de Klant respectievelijk de Geautoriseerde Gebruiker wordt belemmerd, hoewel de Software nog beschikbaar is voor de Klant respectievelijk de Geautoriseerde Gebruiker. Tevens zullen alle Incidenten die door Partijen uitdrukkelijk aangemerkt worden als Severity Level 2 hieronder vallen. 3 Severity Level 3 zal worden toegekend indien het gerapporteerde Incident (i) geen Severity Level 1 of 2 is, (ii) weinig of geen invloed heeft op de werking of de beschikbaarheid van de SaaS-dienst of een functionaliteit. Het Incident heeft slechts beperkte gevolgen voor de Klant respectievelijk de Geautoriseerde Gebruikers. Tevens zullen alle Incidenten die door Partijen uitdrukkelijk aangemerkt worden als Severity Level 2 hieronder vallen.

4. Service Levels

4.1. Onder “Service Levels” worden de eisen waaraan de SaaS-dienst op grond van deze SLA dient te voldoen, verstaan.

4.2. De helpdesk van Powelio zal reageren op de oproep tot Ondersteuning en neemt zo snel mogelijk contact op met de Klant (“Reactietijd”). De helpdesk zal proberen om alle Incidenten zo snel mogelijk op te lossen (“Hersteltijd”).

4.3. De Reactietijden en Hersteltijden die hieronder worden genoemd zijn richtlijnen en geen deadlines of strikte termijnen. De overschrijding van deze termijnen of periodes kan niet direct leiden tot aansprakelijkheid van Powelio.

4.4. Reactietijden

Severity Reactietijd Level 1 Binnen 4 uur na het melden van het Incident, indien het incident tijdens kantooruren op Werkdagen tenminste 2 uur voor het einde van de Werkdag wordt gerapporteerd. Incidenten die buiten kantooruren of Werkdagen gerapporteerd worden, of minder dan 2 uur voor einde van de W erkdag zullen een Reactietijd hebben op de eerstvolgende Werkdag. 2 Binnen 1 Werkdag na het melden van het Incident.

3 Binnen 2 Werkdagen na het melden van het Incident.

4.5. Hersteltijden

Severity Level Tijdelijke Oplossing Permanente Oplossing 1 Zo snel mogelijk, doch uiterlijk binnen In de eerstvolgende Update of Upgrade 4 uur 2 Binnen 5 Werkdagen In de eerstvolgende Update of Upgrade 3 Binnen een redelijke termijn N aar de beoordeling van Powelio

BIJLAGE 2: VERWERKERSOVEREENKOMST

TUSSEN: STEDRA BV (POWELIO) met maatschappelijke zetel te 1740 Ternat, Groenstraat 86 en ondernemingsnummer BE0884.911.501, vertegenwoordigd door haar bestuurder Steve Stiers, hierna aangeduid als de “Verwerker” of “Powelio” EN: de Klant hierna aangeduid als de “Verwerkingsverantwoordelijke” De Partijen worden hierna gezamenlijk de “Partijen” en individueel een “Partij” genoemd. WORDT HET VOLGENDE UITEENGEZET:

1. Partijen sloten een overeenkomst tot levering van een SaaS-dienst (de “Overeenkomst”). Onderhavige verwerkersovereenkomst is een bijlage op de Overeenkomst en heeft hierop voorrang wat betreft de erin besproken materies.

2. De Partijen sluiten deze verwerkersovereenkomst teneinde hun respectievelijke contractuele rechten en verplichtingen in het kader van de verwerking van persoonsgegevens nader te omschrijven en de bescherming en beveiliging van de te verwerken gegevens te waarborgen.

3. Partijen komen overeen dat in uitvoering van de SaaS-diensten en dit in zoverre persoonsgegevens worden verwerkt de Klant Verwerkingsverantwoordelijke is van haar persoonsgegevens en hun verwerking, en dat Powelio Verwerker is ten behoeve van de Klant.

4. Met deze bijlage geven Partijen gevolg aan artikel 28 van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (Verordening (EU)2016/679). Deze bijlage is van toepassing op elke verwerking van persoonsgegevens die voor de Verwerkingsverantwoordelijke door de Verwerker wordt verricht, en strekt zich tevens uit tot alle persoonsgegevens die de Verwerker onder zich houdt in het licht van die verwerkingen, voor zover hij die gegevens onder zich heeft op of na de datum van inwerkingtreding van dit addendum.

5. De terminologie gebruikt in deze verwerkersovereenkomst steeds dient te worden geïnterpreteerd in functie van de toepasselijke Gegevensbeschermingswetgeving. EN WORDT HET VOLGENDE OVEREENGEKOMEN:

ARTIKEL 1 – Voorwerp

1.1. Onderwerp en doel van de verwerking

1. De Verwerker zal bij uitvoering van de Overeenkomst persoonsgegevens van de Verwerkingsverantwoordelijke verwerken. De Verwerker zal deze gegevens enkel en alleen verwerken voor de doeleinden bepaald tussen Partijen met het oog op het leveren van de SaaS-diensten. De Verwerkingsverantwoordelijke verbindt er zich toe geen bijzondere categorieën van persoonsgegevens door de Verwerker te laten verwerken, noch enige persoonsgegevens die niet strikt noodzakelijk zijn voor de verwerking in het kader van het gebruik van de SaaS- dienst, tenzij op uitdrukkelijk schriftelijk verzoek hiertoe.

2. De Verwerker zal de gegevens verwerken gedurende een periode die gelijk is aan de duur van de Overeenkomst. In het licht hiervan verbindt hij er zich eveneens toe de gegevens niet langer te bewaren dan noodzakelijk is voor het verrichten van de opdrachten waarvoor die gegevens door de Verwerkingsverantwoordelijke ter beschikking worden gesteld.

ARTIKEL 2 – Verbintenissen in hoofde van de Verwerker

1. De verwerkingen geschieden op basis van de instructies van de Verwerkingsverantwoordelijke. Indien de Verwerker evenwel meent dat de instructies van de Verwerkingsverantwoordelijke strijdig zijn met een bepaling of bepalingen van de toepasselijke gegevensbeschermingswet, dan zal hij de Verwerkingsverantwoordelijke daarvan onverwijld op de hoogte brengen.

2. De Verwerker verbindt er zich toe de Verwerkingsverantwoordelijke – waar mogelijk – op adequate wijze bij te staan bij het behandelen van verzoeken van de betrokken natuurlijke personen in verband met de uitoefening van hun bij de toepasselijke Gegevensbeschermingswetgeving toegekende rechten.

3. De Verwerker verbindt er zich toe de gegevens uitsluitend te verwerken binnen de Europees Economische Ruimte, tenzij de gegevens op instructie van de Verwerkingsverantwoordelijke mogen worden overgemaakt naar landen buiten de EER. Deze instructie dient op schriftelijke wijze plaats te vinden.

ARTIKEL 3 – Bescherming en vertrouwelijkheid van de gegevens

De Verwerker zal indien van toepassing de nodige inspanningen en technische en organisatorische beschermingsmaatregelen leveren teneinde ervoor te zorgen dat de gegevens die door hem worden verwerkt, worden beveiligd en alzo worden beschermd tegen onbevoegde of onrechtmatige verwerkingen, dan wel tegen – hetzij onrechtmatig, hetzij onopzettelijk – verlies, vernietiging, vervalsing, beschadiging, niet-toegelaten verspreiding van of toegang tot die persoonsgegevens.

ARTIKEL 4 – Gegevenslekken

Indien er een vermoeden bestaat dat er zich een gegevenslek heeft voorgedaan, zal de Verwerker de Verwerkingsverantwoordelijke daarvan zo snel als mogelijk op de hoogte te brengen.

ARTIKEL 5 – Verwerking van persoonsgegevens door een andere Verwerker of door een subverwerker

In het kader van de uitvoering van de Overeenkomst heeft de Verwerker de mogelijkheid een beroep te doen op een of meerdere subverwerkers, waarmee de Verwerker een verwerkingsovereenkomst heeft afgesloten en waarvoor de Verwerkingsverantwoordelijke een algemene toestemming geeft aan de Verwerker.

ARTIKEL 6 – Aansprakelijkheid

1. De Verwerkingsverantwoordelijke garandeert dat de gegevens die in zijn opdracht door de Verwerker dienen te worden verwerkt, werden verkregen in overeenstemming met de bepalingen van de Gegevensbeschermingswetgeving. De Verwerkingsverantwoordelijke zorgt er bovendien voor dat zijn instructies aan de Verwerker deze laatste ertoe in staat stellen in overeenstemming met de toepasselijke wetgeving de verwerkingen uit te voeren. Maakt de verwerking, waarvan de Verwerkingsverantwoordelijke de verantwoordelijkheid draagt, evenwel een inbreuk uit op de toepasselijke Gegevensbeschermingswet, dan zal hij, onverminderd de overige alinea’s van dit artikel, alle materiële en immateriële schade in hoofde van de betrokkenen dienen te vergoeden en de Verwerker hiervoor vrijwaren.

2. De Verwerker staat er voor in dat de verwerking van persoonsgegevens in uitvoering van de Overeenkomst geschiedt volgens de instructies van de Verwerkingsverantwoordelijke.

ARTIKEL 7 - Beëindiging van de overeenkomst

1. Na afloop van de Overeenkomst worden alle persoonsgegevens – in de mate van het mogelijke - door de Verwerker – naar keuze van de Verwerkingsverantwoordelijke op diens schriftelijke instructie – gewist, dan wel aan de Verwerkingsverantwoordelijke overgedragen.

2. Ook na het beëindigen van de Overeenkomst blijven de Partijen, alsook alle personen die bij de verwerking van de persoonsgegevens, gehouden tot geheimhouding van de desbetreffende gegevens, alsook van de verwerkingen die in uitvoering van de Overeenkomst hebben plaatsgevonden. Deze postcontractuele geheimhoudingsverplichting strekt zich uit over een periode van drie jaar, te rekenen vanaf de dag na de laatste geldigheidsdatum van de Overeenkomst.

ARTIKEL 8 – Algemene bepalingen

De nietigheid of niet-afdwingbaarheid van één of meerdere bepalingen van deze verwerkersovereenkomst zal nooit de nietigheid, respectievelijk de niet-afdwingbaarheid van de volledige verwerkersovereenkomst tot gevolg hebben. Desgevallend zullen de Partijen te goeder trouw en in onderlinge overeenstemming de nietige of niet-afdwingbare bepalingen vervangen door geldige en afdwingbare bepalingen die het nauwst aansluiten bij de bedoeling van de Partijen en strekking en/of het doel van de ongeldige of niet-afdwingbare bepalingen.

ARTIKEL 9 – Toepasselijk recht en bevoegde rechtbanken

Onderhavige verwerkersovereenkomst is uitsluitend onderhevig aan het Belgische recht. Voor zover er via bemiddeling geen akkoord bereikt kan bereikt worden, zijn uitsluitend de rechtbanken van het gerechtelijk arrondissement waarin de maatschappelijke zetel van Powelio gelegen is bevoegd om kennis te nemen van geschillen. De proceduretaal is desgevallend het Nederlands.